Courtage : les clés d’une mise en conformité réussie

Après un premier article sur les enjeux réglementaires en avril 2023, Fincley Consulting poursuit ses rencontres auprès des courtiers, qui souhaitent rester anonymes dans ce nouvel article.

Un contexte réglementaire inflationniste

Depuis 2018, les contrôles de l’ACPR et de la DGCCRF se multiplient et conduisent à des procédures disciplinaires allant du simple avertissement au retrait de l’agrément. Face au constat de pratiques hétérogènes et de non-conformité, l’ACPR a précisé certaines règles, notamment relatives à la DDA, afin de « guider les concepteurs et distributeurs de produits d’assurance dans l’amélioration de leurs pratiques » dans une directive applicable au 01/01/2024 (Communiqué de presse ACPR 18/07/2023).

Conscient de cette inflation réglementaire, Fincley Consulting est allé à la rencontre de courtiers afin de connaître les pratiques adoptées pour répondre aux enjeux de conformité et aux contrôles ACPR.

Comprendre, maîtriser et optimiser : les clés d’une mise en conformité réussie

Le défi des courtiers est de mettre en place de bonnes pratiques pour être en conformité avec la réglementation sans faire supporter une surcharge de travail aux équipes qui, elles, doivent rester concentrées sur le cœur de leur activité. Pour répondre à ces exigences, 3 leviers sont identifiés :

Comprendre la réglementation : procéder à une veille permanente et former l’entreprise

Les changements de réglementations nécessitent une information permanente. Certains courtiers font appel à des cabinets de veille réglementaire, d’autres structurent cette fonction au sein de leur organisation, d’autres enfin s’appuient sur les clubs, associations professionnelles ou syndicats de place.

Cette veille permet d’être proactif, comme l’explique l’un des courtiers interrogés :«Nous travaillons également en interne pour adapter nos procédures quand des recommandations de l’ACPR sont publiées».

La formation doit s’adresser à tous les employés, via e-learnings ou formations externes et internes, en fonction des besoins et du budget du courtier. Pour rendre la conformité plus accessible, un courtier nous indiquait privilégier la ludopédagogie et, « après chaque formation de conformité, nous validons leurs acquis en leur soumettant un quizz sur une application ludique ».

Certains courtiers réalisent leurs propres formations tout en utilisant des ressources
externes : « Nous suivons également certaines formations dispensées par des organismes de formation ou par nos partenaires assureurs ».

Ces formations permettent d’ancrer la réglementation et les bonnes pratiques dans l’entreprise.

Maîtriser la réglementation : une organisation et une gouvernance adaptées

La mise en conformité, exigeante mais nécessaire, requiert la mobilisation de ressources humaines et financières.

Cette mobilisation nécessite d’intégrer la conformité dans l’organisation et la gouvernance :

• structuration d’une fonction conformité ;
• comités ;
• pilotage par les indicateurs ;
• moyens de contrôle ;
• gestion des réclamations ;
• investissement informatique, etc.

Un courtier nous confiait « qu’un recrutement d’un Directeur Conformité est en cours » et aborde désormais les sujets de conformité lors de ses comités commerciaux.

De son côté, un autre courtier consacre un budget important à « la sécurisation des transactions qui est l’une des clés de la proposition de valeur à [ses] courtiers partenaires » et indique s’être doté d’un outil dans le cadre de la LCB-FT, « permettant de balayer leur portefeuille clients ». Des outils dont de plus en plus de courtiers devront se doter afin de répondre aux mesures de vigilance.

Optimiser sa conformité : des procédures et processus outillés et révisés régulièrement

Se mettre en conformité n’est pas une étape d’un jour et nécessite la revue régulière des processus et des procédures. La mise en place de points de contrôle est fortement recommandée. Ils doivent être définis en amont et faire l’objet d’un suivi régulier.

L’un des courtiers réalise « un diagnostic régulier de nos procédures et un reporting […] qui présente notre tableau de bord, le suivi et la mise à jour des informations réglementaires, la revue de nos procédures internes, etc. »

Ainsi, outillés, la perspective d’un contrôle du régulateur est vue comme une opportunité d’échanger sur les points d’amélioration. « Ces reportings réguliers (tableau de bord, suivi et mise à jour des informations réglementaires, etc.) peuvent être présentés en cas de contrôle de l’ACPR ».

« Le contrôle est un évènement normal dans la vie d’une entreprise réglementée et permet d’avoir un retour en prise directe avec le régulateur sur les pratiques », assure un courtier qui accentue ses efforts sur l’amélioration continue.

Ancrer la conformité dans leur activité : un enjeu stratégique pour les courtiers

L’ancrage de la conformité dans l’activité des courtiers leur permet de restructurer leur organisation :

• réaliser des audits et des diagnostics réguliers ;
• mettre en place une stratégie et des procédures de distribution ;
• intégrer des outils de suivi basés sur des critères qualitatifs et quantitatifs (KPI) ;
• instaurer une culture de la conformité partagée.

L’investissement dans la mise en conformité est une opportunité pour les courtiers d’optimiser leurs processus, de protéger l’intérêt du client, de gérer efficacement les risques et ainsi d’accompagner leur développement en tirant le meilleur parti des enjeux de conformité.

Site Internet : https://fincley.com/
Linkedin : https://www.linkedin.com/company/fincley-consulting/mycompany/

Contenu proposé par Laurine Penaque, Nadir Guessous, Harold Dureau et Adrien Morel.